การจัดการคลังสถาบันในห้องสมุดมหาวิทยาลัย

จาก ChulaPedia

การปรับปรุง เมื่อ 04:47, 15 พฤษภาคม 2557

บทคัดย่อ

การวิจัยครั้งนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อศึกษาการจัดการคลังสถาบันในห้องสมุดมหาวิทยาลัยในด้าน วัตถุประสงค์ นโยบาย งบประมาณ บุคลากรที่รับผิดชอบ ทรัพยากรสารสนเทศในคลังสถาบัน เทคโนโลยีที่ใช้ การให้บริการ วิธีการประชาสัมพันธ์ และการประเมินผล ตลอดจนปัญหาที่ห้องสมุดมหาวิทยาลัยประสบในการจัดการคลังสถาบัน โดยใช้แบบสัมภาษณ์แบบมีโครงสร้างเป็นเครื่องมือในการเก็บรวบรวมข้อมูล

ผลการวิจัยพบว่า คลังสถาบันส่วนใหญ่มีวัตถุประสงค์เพื่อจัดเก็บและให้บริการผลงานทางวิชาการของประชาคมมหาวิทยาลัย และ เพื่อส่งเสริมการเผยแพร่ผลงานทางวิชาการของประชาคมมหาวิทยาลัย มีการกำหนดนโยบายแบบไม่เป็นลายลักษณ์อักษร และมีการจัดสรร งบประมาณสำหรับการจัดการคลังสถาบันในด้านเทคโนโลยี และ ด้านการพัฒนาบุคลากร ได้รับงบประมาณจากมหาวิทยาลัยต้นสังกัด นอกจากนั้น คลังสถาบันทุกแห่งมีฝ่าย /งานภายในเป็นผู้รับผิดชอบในการจัดการคลังสถาบัน จัดเก็บทรัพยากรสารสนเทศประเภทวิทยานิพนธ์ บทความวิชาการ บทความวิจัย และรายงานการวิจัย ใช้โปรแกรมดีสเปซ (DSpace) ในการจัดการคลังสถาบัน ให้บริการผู้ใช้ทั้งสองกลุ่ม คือ ประชาคมมหาวิทยาลัย และ บุคคลทั่วไป คลังสถาบันทุกแห่งมีการประชาสัมพันธ์โดยส่วนใหญ่ใช้วิธีการแจ้งให้ทราบในกิจกรรม ปฐมนิเทศนิสิต / นักศึกษาใหม่ และ การจัดทำประกาศบนเว็บไซต์ห้องสมุด คลังสถาบันส่วนใหญ่ประเมินผลการจัดการและการดำเนินงานคลังสถาบันโดยประเมินผลจากทั้งผู้ใช้บริการ และผู้ปฏิบัติงาน สำหรับปัญหาที่ห้องสมุดมหาวิทยาลัยประสบในการจัดการคลังสถาบัน พบว่า ห้องสมุดมหาวิทยาลัยประสบปัญหาในระดับปานกลาง และระดับน้อย โดยปัญหาที่มีค่าเฉลี่ยสูงสุดได้แก่ ปัญหาด้านบุคลากร

บทนำ

คลังสถาบัน (Institutional repository) คือ คลังเก็บสารสนเทศระดับสถาบันซึ่งเป็นบริการที่มหาวิทยาลัยมอบหมายให้ห้องสมุดมหาวิทยาลัยเป็นผู้รับผิดชอบ คลังสถาบันทำหน้าที่ให้บริการกับสมาชิกในการจัดการและเผยแพร่ผลงานในรูปแบบดิจิทัลอันเป็นผลงานหรือผลผลิต ของคณาจารย์ นักวิจัย นิสิต นักศึกษา หรือสมาชิกในประชาคมนั้น ๆ (Lynch 2003: 328) โดยเปิดให้สมาชิกสามารถนำส่งผลงานได้ด้วยตนเอง (Self-archive) บนพื้นที่ที่จัดไว้ (Crow 2002) จะเห็นได้ว่าคลังสถาบันเป็นแนวคิดใหม่ในการรวบรวม จัดการ เผยแพร่ และสงวนรักษาผลงานทางวิชาการที่สร้างขึ้นโดยสมาชิกในประชาคม คลังสถาบันแต่ละแห่งจะนำเสนอบริการที่ประกอบด้วย การเสนอเนื้อหาในรูปแบบดิจิทัล การจัดการ การเข้าถึง การเผยแพร่ และการสงวนรักษาในรูปแบบที่แตกต่างกันออกไปตามแต่การวางนโยบายการดำเนินงาน ของห้องสมุดแต่ละแห่ง สำหรับผลงานที่มีการจัดเก็บและเผยแพร่ในคลังสถาบันนั้น นอกจากจะเป็นผลงานที่มีการตีพิมพ์เผยแพร่ (Post-prints) แล้ว ยังหมายรวมถึงผลงานที่กำลังดำเนินการตีพิมพ์เผยแพร่ (Pre-prints) และผลงานที่ไม่มีการตีพิมพ์เผยแพร่ หรือตีพิมพ์เผยแพร่ ในวงจำกัด (Grey literature) อีกด้วย ซึ่งผลงานเหล่านั้นยากที่จะรวบรวม จัดเก็บ และสงวนรักษาไว้อย่างเป็นระบบได้

การดำเนินงานคลังสถาบันเริ่มต้นขึ้นเมื่อประมาณ ค.ศ. 1990 สำหรับคลังสถาบันแรกที่เป็นที่รู้จักจัดตั้งขึ้นเมื่อปี ค.ศ. 1999 ในลักษณะของคลังข้อมูลสาขาวิชา (Subject-based repository) โดยนักฟิสิกส์ชาวอเมริกันที่ชื่อ Paul Ginsparg จาก Los Alamos National Laboratory รัฐนิวเม็กซิโก ประเทศสหรัฐอเมริกา คลังสถาบันดังกล่าวเป็นที่รู้จักกันดีในชื่อ arXiv และปัจจุบันอยู่ในความดูแลของ Cornell University คลังข้อมูลสาขาวิชานี้เป็นความพยายามในการใช้ประโยชน์จากอินเทอร์เน็ตเพื่อการขยายช่องทางการเข้าถึง ผลงานวิจัยเพิ่มขึ้น จากความสำเร็จของการสร้าง arXiv จึงได้มีการสร้างคลังสถาบันเพิ่มขึ้นอีกเป็นจำนวนมากโดยใช้ซอฟต์แวร์ที่เป็นที่รู้จักกันในชื่อ EPrint เป็นพื้นฐานในการสร้าง และในเวลาต่อมา ได้มีการพัฒนาซอฟต์แวร์ที่ใช้สำหรับสร้างคลังสถาบันเพิ่มขึ้นอีกเป็นจำนวนมาก เช่น โปรแกรม DSpace ที่พัฒนาขึ้นโดย Massachusetts Institute of Technology ร่วมกับกลุ่มวิจัยของบริษัท Hewlett Packard โปรแกรม Fedora ที่พัฒนาขึ้นโดยกลุ่มนักวิจัยจาก Cornell University และ Virginia University เป็นต้น (Jones, Andrew, and MacColl 2006: 6-8)

ลักษณะของคลังสถาบันมีอยู่ด้วยกัน 4 ประการ ได้แก่ 1) จัดเก็บผลงานที่สร้างขึ้นโดยสมาชิกภายในสถาบัน 2) จัดเก็บผลงานไว้โดยไม่มีการลบทิ้งหรือถอดถอน และจะมีการดำเนินการเพื่อทำให้สามารถเข้าถึงทรัพยากรที่จัดเก็บไว้ได้ตลอดเวลา 3) รวบรวมผลงานทางวิชาการไว้ หลากหลายประเภท และหลากหลายรูปแบบ 4) สนับสนุนให้เกิดการทำงานร่วมกัน และการเข้าถึงสารสนเทศแบบเสรี (Prosser 2003: 168)

ห้องสมุดมหาวิทยาลัยในต่างประเทศหลายแห่งได้มีการจัดตั้งและพัฒนาคลังสถาบันขึ้น เนื่องจากได้มองเห็นความสำคัญและประโยชน์ของการจัดตั้งและดำเนินงานคลังสถาบันในด้านต่าง ๆ ดังนี้

1) ด้านการจัดเก็บรวบรวมทรัพยากรสารสนเทศ คลังสถาบันช่วยในการจัดเก็บรวบรวมทรัพยากรสารสนเทศในรูปดิจิทัลได้อย่างสะดวก สามารถจัดเก็บทรัพยากรสารสนเทศในหลายรูปแบบ รวมทั้งการทำเมทาเดทาให้แก่ทรัพยากรสารสนเทศที่เอื้อต่อการจัดการทรัพยากรสารสนเทศให้เป็นระบบ

2) ด้านการสงวนรักษาทรัพยากรสารสนเทศ คลังสถาบันช่วยในการจัดการการสงวนรักษาทรัพย์สินทางปัญญาหรือผลงานทางวิชาการที่เป็นของประชาคมมหาวิทยาลัยในรูปดิจิทัล เพื่อให้ทรัพยากรสารสนเทศคงอยู่ได้ในระยะยาว (Prosser 2003: 169)

3) ด้านการเข้าถึงทรัพยากรสารสนเทศ คลังสถาบันเป็นวิธีการที่ห้องสมุดสามารถนำมาปรับใช้เพื่อรองรับการสื่อสารและการเผยแพร่ผลงานวิจัย ผลงานทางวิชาการของบุคลากรภายในมหาวิทยาลัย ทำให้เกิดการเข้าถึงความรู้จำนวนมากที่ได้สะสมไว้ และเปิดให้สามารถเข้าถึงทรัพยากรสารสนเทศได้อย่างเสรี

นอกจากนี้ คลังสถาบันในห้องสมุดมหาวิทยาลัย ยังมีส่วนช่วยส่งเสริมและสนับสนุนมหาวิทยาลัยในด้านการเป็นตัวชี้วัดคุณภาพ การเผยแพร่ชื่อเสียงให้แก่สถาบัน และการจัดการความรู้ (Yeates 2003: 97-98)

จากความสำคัญและประโยชน์ของการมีคลังสถาบันภายในห้องสมุดมหาวิทยาลัยในต่างประเทศ ทำให้เกิดการตื่นตัวและตระหนักถึงความสำคัญของการมีคลังสถาบันภายในห้องสมุดมหาวิทยาลัยของประเทศไทย จากการสำรวจและศึกษาข้อมูลเกี่ยวกับคลังสถาบันในห้องสมุดมหาวิทยาลัย ในประเทศไทยของผู้วิจัยพบว่า ห้องสมุดมหาวิทยาลัยเริ่มมีการจัดตั้งและจัดการคลังสถาบันในห้องสมุดมหาวิทยาลัยมาตั้งแต่ พ.ศ. 2549 โดยแต่ละสถาบันมีชื่อเรียกคลังสถาบันที่แตกต่างกันออกไป แต่จำนวนของคลังสถาบันในห้องสมุดมหาวิทยาลัยนั้นยังมีไม่มาก ในการจัดการคลังสถาบัน ห้องสมุดมหาวิทยาลัยจำเป็นต้องใช้ทรัพยากรต่าง ๆ อีกทั้งอาจต้องเผชิญกับปัญหาหรืออุปสรรคในการจัดการ ดังนั้นผู้วิจัยจึงสนใจที่จะศึกษาการจัดการคลังสถาบันในห้องสมุดมหาวิทยาลัย เพื่อเป็นแนวทางสำหรับการปรับปรุงการจัดการคลังสถาบันในห้องสมุดมหาวิทยาลัย และสำหรับห้องสมุด มหาวิทยาลัยอื่นที่สนใจในการพัฒนาคลังสถาบัน

วัตถุประสงค์การวิจัย

เพื่อศึกษา

1. การจัดการคลังสถาบันในห้องสมุดมหาวิทยาลัยในด้าน วัตถุประสงค์ นโยบาย งบประมาณ บุคลากรที่รับผิดชอบ ทรัพยากรสารสนเทศในคลังสถาบัน เทคโนโลยีที่ใช้ การให้บริการ วิธีการประชาสัมพันธ์ และการประเมินผล

2. ปัญหาที่ห้องสมุดมหาวิทยาลัยประสบในการจัดการคลังสถาบัน

สมมติฐานการวิจัย

1. ห้องสมุดมหาวิทยาลัยส่วนใหญ่มีคลังสถาบันเพื่อจัดเก็บและให้บริการผลงานทางวิชาการของประชาคมมหาวิทยาลัย จัดเก็บทรัพยากรสารสนเทศประเภทวิทยานิพนธ์ และใช้โปรแกรมดีสเปซ

2. ปัญหาที่ห้องสมุดมหาวิทยาลัยประสบในการจัดการคลังสถาบันในระดับมาก คือ ขาดบุคลากรที่รับผิดชอบโดยตรงในการจัดการคลังสถาบัน และ เจ้าของผลงานไม่ให้ความร่วมมือในการส่งผลงาน

ขอบเขตและประชากรที่ใช้ในการวิจัย

การวิจัยนี้ศึกษาเฉพาะห้องสมุดมหาวิทยาลัยที่มีการจัดการคลังสถาบัน จากการสำรวจโดยการตรวจสอบจากเว็บไซต์ของห้องสมุดมหาวิทยาลัยทุกแห่ง และการใช้เครื่องมือช่วยค้น (Search engine) ตั้งแต่เดือนมิถุนายน 2554 และทำการสำรวจอีกครั้งในเดือนมิถุนายน 2555 พบว่ามีห้องสมุดมหาวิทยาลัยที่มีการจัดการและดำเนินงานคลังสถาบันจำนวนทั้งสิ้น 11 แห่ง จำแนกเป็นห้องสมุดมหาวิทยาลัยของรัฐ จำนวน 9 แห่ง และห้องสมุดมหาวิทยาลัยเอกชน จำนวน 2 แห่ง ประชากรที่เกี่ยวข้องกับการวิจัยครั้งนี้ ได้แก่ ผู้บริหารห้องสมุดมหาวิทยาลัย ซึ่งดำรงตำแหน่ง ผู้อำนวยการหรือหัวหน้าห้องสมุดของห้องสมุดมหาวิทยาลัยที่มีการดำเนินงานคลังสถาบัน หรือ ผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดการคลังสถาบันในห้องสมุดมหาวิทยาลัยจำนวน 11 แห่ง แห่งละ 1 คน รวมจำนวนทั้งสิ้น 11 คน

สรุปผลการวิจัยและอภิปรายผล

จากการสัมภาษณ์เกี่ยวกับการจัดการคลังสถาบันในห้องสมุดมหาวิทยาลัย ปรากฎว่า ผู้ตอบแบบสัมภาษณ์จำนวนมากที่สุด 6 คน เป็นผู้อำนวยการ รองผู้อำนวยการ หรือหัวหน้าห้องสมุด และห้องสมุดมหาวิทยาลัยจำนวนมากที่สุด 4 แห่งเท่ากัน เริ่มให้บริการคลังสถาบันเมื่อปี พ.ศ. 2551 และ ปี พ.ศ.2552 สำหรับห้องสมุดมหาวิทยาลัยที่เริ่มให้บริการเป็นแห่งแรก คือ เริ่มให้บริการคลังสถาบันเมื่อปี พ.ศ.2549 คือ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย

ผลการวิจัยจำแนกเป็น 2 ประเด็นใหญ่ได้ดังนี้

1. การจัดการคลังสถาบันในห้องสมุดมหาวิทยาลัยในด้านวัตถุประสงค์ นโยบายการจัดการคลังสถาบัน งบประมาณ บุคลากรที่รับผิดชอบ ทรัพยากรสารสนเทศในคลังสถาบัน เทคโนโลยีที่ใช้ การให้บริการ วิธีการประชาสัมพันธ์ และการประเมินผล

1.1 วัตถุประสงค์ของคลังสถาบัน

จากการศึกษาวัตถุประสงค์ของคลังสถาบันในห้องสมุดมหาวิทยาลัย พบว่า ห้องสมุดมหาวิทยาลัยแทบทั้งหมด จำนวน 10 แห่งเท่ากัน มีวัตถุประสงค์เพื่อจัดเก็บและให้บริการผลงานทางวิชาการของประชาคมมหาวิทยาลัย และ เพื่อส่งเสริมการเผยแพร่ผลงานทางวิชาการของประชาคมมหาวิทยาลัย ผลการศึกษาครั้งนี้ เป็นไปตามสมมติฐานข้อที่ 1 ในส่วนที่ว่า ห้องสมุดมหาวิทยาลัยส่วนใหญ่มีคลังสถาบันเพื่อจัดเก็บและให้บริการผลงานทางวิชาการของประชาคมมหาวิทยาลัย เนื่องจาก ลักษณะที่บ่งบอกถึงการเป็นคลังสถาบันอย่างชัดเจนประการหนึ่งคือ การจัดเก็บผลงานที่สร้างขึ้นโดยประชาคม มหาวิทยาลัย และเปิดโอกาสให้มีการเข้าถึงทรัพยากรสารสนเทศที่จัดเก็บไว้ในคลังสถาบันได้แบบเสรี (Johnson 2002; Prosser 2003: 168) ห้องสมุดจึงนำลักษณะดังกล่าวมาระบุไว้ในวัตถุประสงค์หลักของการจัดการคลังสถาบัน

1.2 นโยบายการจัดการคลังสถาบัน

1.2.1 การกำหนดนโยบายเรื่องคลังสถาบัน จากการศึกษาการกำหนดนโยบายเรื่องคลังสถาบันในห้องสมุดมหาวิทยาลัย พบว่า ห้องสมุดมหาวิทยาลัยทั้ง 11 แห่ง มีการกำหนดนโยบายเรื่องคลังสถาบัน เนื่องจาก การกำหนดนโยบาย จะทำให้เกิดความชัดเจนทั้งในการจัดการ และการพัฒนา เช่น การกำหนดโครงสร้างสำหรับการทำงาน ของบุคลากร การกำหนดประเภทและรูปแบบทรัพยากรสารสนเทศที่จะจัดเก็บและให้บริการ และการกำหนดเงื่อนไขและขอบเขตของการให้บริการ (Nabe 2010: 48)

1.2.2 นโยบายในการจัดการคลังสถาบัน จากการศึกษานโยบายในการจัดการคลังสถาบันในห้องสมุดมหาวิทยาลัย พบว่า ห้องสมุดมหาวิทยาลัยแทบทั้งหมด จำนวน 10 แห่ง มีการกำหนดนโยบายด้านทรัพยากรสารสนเทศ เนื่องจากในการให้บริการคลังสถาบัน ควรจะมีทรัพยากรสารสนเทศจัดเก็บไว้หลากหลายประเภทตามความเหมาะสม เพื่อตอบสนองต่อความต้องการของผู้ใช้ รวมถึงช่วยในการรับประกันคุณภาพของทรัพยากรที่จัดเก็บ และช่วยยกระดับความน่าเชื่อถือให้แก่มหาวิทยาลัยต้นสังกัดได้ (Nabe 2010: 51-52) นอกจากนี้ แนวโน้มของคลังสถาบันต่อไปจะเป็นที่สนใจมากขึ้น ความต้องการในการนำทรัพยากร สารสนเทศเข้ามาจัดเก็บในคลังสถาบันก็จะมีมากขึ้น (Bankier and Smith 2011)

1.3 งบประมาณ

1.3.1 การจัดสรรงบประมาณสำหรับการจัดการคลังสถาบันในด้านต่าง ๆ จากการศึกษาการจัดสรรงบประมาณสำหรับการจัดการคลังสถาบันในด้านต่าง ๆ ของห้องสมุดมหาวิทยาลัย พบว่า ห้องสมุดมหาวิทยาลัยแทบทั้งหมด จำนวน 10 แห่งเท่ากัน มีการจัดสรรงบประมาณสำหรับการจัดการคลังสถาบันในด้านเทคโนโลยี และ ด้านการพัฒนาบุคลากร เนื่องจาก เทคโนโลยีทั้งฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์เป็นปัจจัยหนึ่งที่สำคัญในการดำเนินงาน โดยเฉพาะเครื่องคอมพิวเตอร์แม่ข่ายที่มีประสิทธิภาพในการให้บริการ และมีความจุมากพอที่จะรองรับทรัพยากรสารสนเทศจำนวนมากที่จะนำมาจัดเก็บ และให้บริการทั้งในปัจจุบันและอนาคต (Jain, Bentley, and Oladiran [n.d.]) ส่วนทางด้านซอฟต์แวร์อาจไม่จำเป็นต้องใช้งบประมาณจำนวนมาก เนื่องจากซอฟต์แวร์ที่ใช้งานส่วนใหญ่ เป็นซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการปฏิบัติภาระงานเป็นประจำ หรือมีใช้ในภาระงานปกติอยู่แล้ว โดยอาจนำงบประมาณในส่วนนี้ไปใช้ ในการพัฒนาความรู้ความสามารถของบุคลากรในการใช้งานซอฟต์แวร์ที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานแทน เนื่องจากความรู้ความสามารถของบุคลากรในการใช้งานซอฟต์แวร์ที่เกี่ยวข้องอาจยังไม่เพียงพอ นอกจากนี้ การใช้ซอฟต์แวร์รหัสเปิด (Open sources software) ยังช่วยให้ใช้ งบประมาณในจำนวนที่น้อยลง หรืออาจไม่จำเป็นต้องใช้งบประมาณเลย

1.3.2 งบประมาณที่ได้รับการจัดสรรมากที่สุด จากการศึกษางบประมาณที่ได้รับการจัดสรรมากที่สุดสำหรับการจัดการคลังสถาบันในห้องสมุดมหาวิทยาลัย พบว่า ห้องสมุดมหาวิทยาลัยส่วนใหญ่ จำนวน 7 แห่ง มีการจัดสรรงบประมาณมากที่สุดในด้านเทคโนโลยีที่ใช้ เนื่องจาก ในการจัดการคลังสถาบันที่เลือกใช้ซอฟต์แวร์รหัสเปิดสำหรับ ระบบจัดการคลังสถาบัน ควรจะต้องจัดหาเทคโนโลยีประเภทฮาร์ดแวร์ที่มีประสิทธิภาพให้สามารถรองรับและมีความพร้อมต่อการนำส่งหรือนำเข้าทรัพยากรสารสนเทศได้อย่างสะดวก นอกจากนี้ หากมีทรัพยากรสารสนเทศจำนวนมาก ก็จะต้องเสียค่าใช้จ่ายในส่วนของเครื่องคอมพิวเตอร์แม่ข่าย รวมถึงอุปกรณ์สำรองข้อมูลเพิ่มมากขึ้นตามไปด้วย (Nabe 2010: 20)

1.3.3 แหล่งงบประมาณสำหรับการจัดการคลังสถาบัน จากการศึกษาแหล่งงบประมาณสำหรับการจัดการคลังสถาบัน พบว่า ห้องสมุดมหาวิทยาลัยทั้ง 11 แห่ง ได้รับงบประมาณจากมหาวิทยาลัยต้นสังกัด เนื่องจาก มหาวิทยาลัยได้มอบหมายให้ห้องสมุดมหาวิทยาลัยเป็นผู้รับผิดชอบหลักในการจัดการคลังสถาบัน (Nabe 2010: 23; วัชรี เพ็ชรวงษ์ และ กุลธิดา ท้วมสุข 2554: 56) งบประมาณที่ใช้จึงเป็นงบประมาณที่ทางมหาวิทยาลัยจัดสรรให้โดยตรง

1.3.4 จำนวนงบประมาณที่ได้รับสำหรับการจัดการคลังสถาบัน จากการศึกษาจำนวนงบประมาณที่ได้รับสำหรับการจัดการคลังสถาบันในห้องสมุดมหาวิทยาลัย พบว่า ห้องสมุดมหาวิทยาลัยส่วนใหญ่ จำนวน 9 แห่ง ไม่สามารถระบุจำนวนงบประมาณได้ เนื่องจาก งบประมาณที่ใช้ในการจัดการคลังสถาบันส่วนใหญ่รวมอยู่ในงบประมาณที่ห้องสมุดได้รับ สำหรับการดำเนินงานทั้งหมด ทำให้ยากต่อการคำนวณงบประมาณที่จะใช้ (สายพิณ วิไลรัตน์, สัมภาษณ์) นอกจากนี้ บางมหาวิทยาลัยมีการใช้งบประมาณเพียงในระยะเริ่มต้นโครงการเท่านั้น แต่ยังไม่มีการใช้งบประมาณเพิ่มเติม (ธิติ วัชรสินธพชัย, สัมภาษณ์)

1.4 บุคลากรที่รับผิดชอบ

1.4.1 จำนวนบุคลากรที่รับผิดชอบในการจัดการคลังสถาบัน จากการศึกษาจำนวนบุคลากรที่รับผิดชอบในการจัดการคลังสถาบันในห้องสมุดมหาวิทยาลัย พบว่า ห้องสมุดมหาวิทยาลัยจำนวนมากที่สุด 4 แห่ง มีบุคลากรที่รับผิดชอบในการจัดการคลังสถาบัน 6-10 คน

1.4.2 ฝ่าย/งานที่รับผิดชอบในการจัดการคลังสถาบัน จากการศึกษาฝ่าย/งานที่สังกัด และขอบเขตงานที่รับผิดชอบในการจัดการคลังสถาบัน พบว่า ห้องสมุดมหาวิทยาลัยทั้ง 11 แห่ง มีฝ่าย/งานภายในเป็นผู้รับผิดชอบในการจัดการคลังสถาบัน เนื่องจาก การมอบหมายให้ฝ่าย/งานภายในเป็นผู้รับผิดชอบในการจัดการด้วยตนเอง สามารถช่วย ประหยัดงบประมาณที่จะต้องใช้ไปกับการจ้างบุคลากรเพิ่มเติม หรือช่างเทคนิคพิเศษในกรณีที่มีการนำซอฟต์แวร์เชิงพาณิชย์มาใช้ในการจัดการคลังสถาบัน (Nabe, 2010: 20)

1.4.3 คุณสมบัติของบุคลากรที่รับผิดชอบในการจัดการคลังสถาบันที่ต้องการ จากการศึกษาคุณสมบัติของบุคลากรที่รับผิดชอบในการจัดการคลังสถาบันที่ห้องสมุดมหาวิทยาลัยต้องการ พบว่า ห้องสมุดมหาวิทยาลัยแทบทั้งหมด จำนวน 10 แห่งเท่ากัน ต้องการบุคลากรที่สามารถติดต่อประสานงานและดำเนินการร่วมกับฝ่ายงานที่เกี่ยวข้องกับการจัดการคลังสถาบัน และ ต้องการบุคลากรที่สามารถลงรายการทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัลโดยใช้มาตรฐานเมทาเดทา เนื่องจาก คุณสมบัติทั้งสองด้านเป็นส่วนหนึ่งที่จำเป็นต่อการจัดการคลังสถาบันที่จะทำให้การจัดการและการดำเนินงานคลังสถาบันเป็นไปอย่างต่อเนื่องและราบรื่น (Robinson 2009) สำหรับคุณสมบัติในการติดต่อประสานงานและดำเนินการร่วมกับฝ่ายงานที่เกี่ยวข้องกับการจัดการคลังสถาบัน จะช่วยให้การจัดการเป็นไปอย่างคล่องตัว ส่วนคุณสมบัติการลงรายการทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัลโดยใช้มาตรฐานเมทาเดทา จะช่วยให้การลงรายการเมทาเดทาสำหรับทรัพยากร สารสนเทศมีความถูกต้อง (Nabe 2010: 25)

1.4.4 การพัฒนาบุคลากรที่รับผิดชอบในการจัดการคลังสถาบัน จากการศึกษาการพัฒนาบุคลากรที่รับผิดชอบในการจัดการคลังสถาบันในห้องสมุดมหาวิทยาลัย พบว่า ห้องสมุดมหาวิทยาลัยแทบทั้งหมด จำนวน 10 แห่ง พัฒนาบุคลากรโดยการส่งบุคลากรเข้าร่วมการอบรม / สัมมนาที่จัดขึ้นภายนอกมหาวิทยาลัย เนื่องจาก การจัดการอบรม / สัมมนา ภายในมหาวิทยาลัยยังไม่เพียงพอ จึงจำเป็นต้องมีการส่งบุคลากรออกไปภายนอก ซึ่งหน่วยงานหรือมหาวิทยาลัยที่จัดการฝึกอบรม / สัมมนา อาจเป็นหน่วยงานที่มีความรู้ ความเชี่ยวชาญ รวมถึงมีประสบการณ์ในการจัดการคลังสถาบันมากพอสมควรแล้ว (วิยะดา ศิริมาณนท์, สัมภาษณ์)

1.5 ทรัพยากรสารสนเทศในคลังสถาบัน

1.5.1 ประเภทและรูปแบบของทรัพยากรสารสนเทศที่จัดเก็บในคลังสถาบัน จากการศึกษาประเภทและรูปแบบของทรัพยากรสารสนเทศที่จัดเก็บและให้บริการในคลังสถาบัน พบว่า ห้องสมุดมหาวิทยาลัยทั้งหมด 11 แห่ง จัดเก็บทรัพยากรสารสนเทศประเภทวิทยานิพนธ์ บทความวิชาการ บทความวิจัย และรายงานการวิจัย ผลการศึกษาครั้งนี้ เป็นไปตามสมมติฐานข้อที่ 1 ในส่วนที่ว่า ห้องสมุดมหาวิทยาลัยส่วนใหญ่จัดเก็บทรัพยากรสารสนเทศประเภทวิทยานิพนธ์ในคลังสถาบัน เนื่องจากทรัพยากรสารสนเทศส่วนใหญ่ที่ได้รับจากประชาคมมหาวิทยาลัยจำนวนมากที่สุด คือ วิทยานิพนธ์ เพราะ นิสิตนักศึกษาที่กำลังจะจบการศึกษา จำเป็นต้องปฏิบัติตามข้อกำหนด ของบัณฑิตวิทยาลัยที่ต้องส่งผลงานทางวิชาการให้แก่บัณฑิตวิทยาลัยก่อน จึงจะสามารถจบการศึกษาได้โดยสมบูรณ์ ส่วนผลงานวิชาการประเภทอื่น ๆ ที่ได้รับ ได้แก่ บทความวิชาการ บทความวิจัย รายงานวิจัย อาจมีจำนวนน้อยกว่าเมื่อเปรียบเทียบกับวิทยานิพนธ์ เนื่องจากเจ้าของผลงานบางท่าน ไม่ต้องการให้ผลงานของตนถูกนำไปเผยแพร่แบบเสรี รวมไปถึงปัญหาเรื่องลิขสิทธิ์ของผลงาน ที่อาจกลายเป็นของสำนักพิมพ์ เมื่อเกิดกรณีของการนำผลงานดังกล่าวไปตีพิมพ์เผยแพร่แล้ว เป็นต้น (พงษ์พิชญ์ ต่วนภูษา, สัมภาษณ์) นอกจากนี้ ผลการวิจัยดังกล่าวยังเป็นไปในทำนองเดียวกันกับ ผลการวิจัยของ Lynch and Lippincott (2005) ที่พบว่า ประเภทของทรัพยากรที่ถูกจัดเก็บในคลังสถาบันมีความหลากหลาย ทั้งวิทยานิพนธ์ สื่อมัลติมีเดีย ชุดการเรียนการสอน รวมไปถึงรายงานการประชุม / สัมมนา และสอดคล้องกับผลการวิจัยของ Melero et al (2009) ที่พบว่า วิทยานิพนธ์เป็นทรัพยากรประเภทหนึ่งที่จัดเก็บมากที่สุด

เมื่อพิจารณารูปแบบการจัดเก็บทรัพยากรสารสนเทศประเภทต่าง ๆ พบว่า ห้องสมุดมหาวิทยาลัยจำนวนมากที่สุด จัดเก็บหนังสือ สารนิพนธ์ วิทยานิพนธ์ ดุษฎีนิพนธ์ โครงงานนักศึกษา การศึกษาอิสระ บทความวิชาการ บทความวิจัย รายงานการวิจัย ชุดการเรียนการสอน รายงานการประชุม / สัมมนา การบรรยาย คู่มือแนวปฏิบัติที่ดี วารสารอิเล็กทรอนิกส์ กฤตภาค วีดิทัศน์ จดหมายเหตุสถาบัน ภาพถ่ายทางสถาปัตยกรรม รายงานการปฏิบัติงานสหกิจศึกษา เอกสารการประกันคุณภาพโดย สกอ. และเอกสารประชาสัมพันธ์มหาวิทยาลัย ในรูปข้อมูลทางบรรณานุกรม สาระสังเขป และเอกสารฉบับเต็ม

1.5.2 รูปแบบแฟ้มข้อมูลของทรัพยากรสารสนเทศที่จัดเก็บในคลังสถาบัน จากการศึกษารูปแบบแฟ้มข้อมูลของทรัพยากรสารสนเทศที่จัดเก็บในคลังสถาบัน พบว่า ห้องสมุดมหาวิทยาลัยทั้ง 11 แห่ง จัดเก็บแฟ้มข้อมูลในรูปของไฟล์เอกสาร เนื่องจาก ทรัพยากรสารสนเทศที่จัดเก็บส่วนใหญ่เป็นผลงานทางวิชาการ ซึ่งจะมีเนื้อหาที่เป็นข้อความเป็นส่วนใหญ่ ผลการศึกษานี้ สอดคล้องกับผลการศึกษาของ วัชรี เพ็ชรวงษ์ และ กุลธิดา ท้วมสุข (2554: 57-58) ที่พบว่า รูปแบบเอกสารที่ถูกจัดเก็บมากที่สุด คือ เอกสารที่อยู่ในรูปข้อความ เช่นเดียวกับผลการศึกษาของ Sawant (2011: 167-168) ที่พบว่า ทรัพยากรสารสนเทศที่จัดเก็บในคลังสถาบันส่วนใหญ่ จัดเก็บอยู่ในรูปแบบไฟล์ข้อความ

1.5.3 วิธีการจัดหาทรัพยากรสารสนเทศ จากการศึกษาวิธีการจัดหาทรัพยากรสารสนเทศของห้องสมุดมหาวิทยาลัย พบว่า ห้องสมุดมหาวิทยาลัยทั้ง 11 แห่ง มีวิธีการจัดหาทรัพยากรสารสนเทศโดยการให้เจ้าหน้าที่ห้องสมุดเป็นผู้ติดต่อขอรับทรัพยากรสารสนเทศด้วยตนเอง เนื่องจาก ในบางครั้งการให้เจ้าของผลงานนำผลงานมามอบให้แก่ ห้องสมุดหรือเจ้าหน้าที่ด้วยตนเองอาจทำให้ได้รับทรัพยากรสารสนเทศจำนวนน้อย เจ้าหน้าที่จึงจำเป็นต้องดำเนินการติดต่อขอรับทรัพยากรสารสนเทศด้วยตนเองจากกลุ่มต่าง ๆ เช่น เจ้าของผลงาน คณะ ภาควิชา สถาบัน หรือหน่วยงานอื่นภายในมหาวิทยาลัย และอาจทำข้อตกลง หรือข้อกำหนด ในการรวบรวมและส่งมอบผลงานให้แก่ห้องสมุดในคราวต่อไป และยังช่วยให้เจ้าของผลงานรู้สึกสะดวกสบาย และต้องการนำผลงานของตนมาจัดเก็บและเผยแพร่ต่อไปอีก (วิยะดา ศิริมาณนท์, สัมภาษณ์)

1.5.4 การนำส่ง / นำเข้าผลงาน จากการศึกษาการนำส่ง / นำเข้าผลงานสู่คลังสถาบันในห้องสมุดมหาวิทยาลัย พบว่า ห้องสมุดมหาวิทยาลัยทั้ง 11 แห่ง มีวิธีการนำส่ง / นำเข้าผลงานโดยเจ้าหน้าที่ห้องสมุดเป็นผู้นำเข้าผลงานที่ได้รับจากคณะ ภาควิชา สถาบัน หรือหน่วยงานอื่น ๆ ภายในมหาวิทยาลัย เนื่องจาก เจ้าของผลงาน ไม่มีเวลาในการนำส่งผลงานเข้าสู่ระบบด้วยตนเอง (Nabe 2010: 25) นอกจากนี้ ผลงานที่นำมาจัดเก็บ จะเป็นผลงานที่ได้รับช่วงต่อมาจากหน่วยงานซึ่งเป็นตัวกลางในการรวบรวม จัดเก็บ และนำส่งผลงานดังกล่าวให้แก่ห้องสมุด ตามข้อตกลง หรือข้อกำหนดที่ได้ทำร่วมกันไว้ ทำให้หน้าที่ในการ นำส่ง / นำเข้าผลงานในสถาบันเป็นของเจ้าหน้าที่ห้องสมุด (จันทร์เพ็ญ จุ้ยจงรักษ์, สัมภาษณ์)

1.5.5 มาตรฐานเมทาเดทาที่ใช้ในการลงรายการทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัล จากการศึกษามาตรฐานเมทาเดทาที่ใช้ในการลงรายการทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัลของห้องสมุดมหาวิทยาลัย พบว่า ห้องสมุดมหาวิทยาลัยทั้ง 11 แห่ง ใช้มาตรฐาน Dublin Core Metadata ในการลงรายการทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัล เนื่องจาก มาตรฐาน Dublin Core Metadata เป็นมาตรฐานที่เข้าใจง่าย และไม่ซับซ้อนในการลงรายการ (Dublin Core Metadata Initiative 2012) ผลการศึกษานี้ยังสอดคล้องกับผลการศึกษาของ Melero et al (2009) ที่ศึกษาสถานภาพคลังสถาบันในสถาบันการศึกษาของประเทศสเปน และพบว่า มีการใช้มาตรฐาน Dublin Core Metadata ในการลงรายการถึง 66% จากจำนวนห้องสมุดที่ตอบแบบสัมภาษณ์จำนวน 38 แห่ง

1.5.6 ผู้รับผิดชอบในการจัดทำเมทาเดทาทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัล จากการศึกษาผู้รับผิดชอบในการจัดทำเมทาเดทาทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัลของห้องสมุดมหาวิทยาลัย พบว่า ห้องสมุดมหาวิทยาลัยทั้ง 11 แห่ง มีบรรณารักษ์เป็นผู้รับผิดชอบในการจัดทำเมทาเดทาทรัพยากรสารสนเทศ เนื่องจาก การที่บรรณารักษ์เป็นผู้ลงรายการให้ จะทำให้เจ้าของผลงานรู้สึก สะดวก และไม่จำเป็นต้องเสียเวลาทำความเข้าใจมาตรฐานเมทาเดทาที่ใช้ ซึ่งอาจทำให้ผู้ใช้มีความต้องการที่จะนำผลงานมาจัดเก็บและเผยแพร่ในคลังสถาบันต่อไปอีก อีกทั้งการลงรายการเมทาเดทายังเป็นคุณสมบัติที่บรรณารักษ์ หรือเจ้าหน้าที่ที่ทำงานเกี่ยวข้องกับทรัพยากรสารสนเทศจำเป็นจะต้องมี (Robinson 2009) และโดยปกติ บรรณารักษ์ห้องสมุดจะเป็นผู้รับผิดชอบการลงรายการทรัพยากรสารสนเทศประเภทต่าง ๆ อยู่แล้ว

1.5.7 รูปแบบการเผยแพร่ทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัล จากการศึกษารูปแบบการเผยแพร่ทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัลของห้องสมุดมหาวิทยาลัย พบว่า ห้องสมุดมหาวิทยาลัยทั้ง 11 แห่ง เผยแพร่ข้อมูลในรูปแบบทั้งข้อมูลทางบรรณานุกรม สาระสังเขป และเอกสารฉบับเต็ม เนื่องจาก ต้องการตอบสนองความต้องการใช้งานของผู้ใช้ที่มีความแตกต่างกัน ออกไป ผู้ใช้บางกลุ่มอาจต้องการข้อมูลของทรัพยากรสารสนเทศเพียงบางส่วน ผู้ใช้บางกลุ่มอาจต้องการข้อมูลของทรัพยากรสารสนเทศทั้งหมด รวมไปถึงเอกสารหรือเนื้อหาทั้งหมด (เจษฎา โมกขกุล, สัมภาษณ์) ดังนั้น การเผยแพร่ข้อมูลในทุกรูปแบบ จะสามารถตอบสนองความต้องการ และช่วยสร้างความพึงพอใจในการใช้งานให้แก่ผู้ใช้ทุกกลุ่มได้

1.5.8 การควบคุมการเข้าถึงคลังสถาบันของผู้ดูแลระบบ จากการศึกษาการควบคุมการเข้าถึงคลังสถาบันของผู้ดูแลระบบคลังสถาบันในห้องสมุดมหาวิทยาลัย พบว่า ห้องสมุดมหาวิทยาลัยทั้ง 11 แห่ง มีการควบคุมการเข้าถึงคลังสถาบันของผู้ดูแลระบบ เนื่องจาก การควบคุมการเข้าถึงของระบบ สามารถป้องกันอันตรายที่อาจจะเกิดขึ้นกับทรัพยากรสารสนเทศ ที่จัดเก็บ และระบบคลังสถาบัน ซึ่งเป็นส่วนประกอบสำคัญในการให้บริการ

1.5.9 การกำหนดสิทธิ์การเข้าถึง และระดับการเข้าถึงคลังสถาบันของผู้ใช้ จากการศึกษาการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึง และระดับการเข้าถึงคลังสถาบันของผู้ใช้คลังสถาบันในห้องสมุดมหาวิทยาลัย พบว่า ห้องสมุดมหาวิทยาลัยส่วนใหญ่ จำนวน 6 แห่ง ไม่มีการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึง เนื่องจาก มีความต้องการให้คลังสถาบันในหน่วยงานของตนเป็นคลังสถาบันแบบเปิดเสรีที่ผู้ใช้ สามารถเข้าถึงได้อย่างเสรี โดยมีอุปสรรคในการเข้าถึงน้อยที่สุด (Johnson 2002) นอกจากนี้ นิสิตนักศึกษา รวมถึงสมาชิกในสถาบันต่างก็ต้องการจัดเก็บผลงานของตน แล้วเผยแพร่ผลงานออกไปทั้งภายในและภายนอกสถาบันมากขึ้น (McCord 2003) ในขณะที่สถาบันเองก็ต้องการเผยแพร่ ผลงานของสมาชิกให้เป็นที่รู้จักเช่นเดียวกัน เพื่อแสดงศักยภาพของสถาบันให้เป็นที่แพร่หลาย และช่วยในการสร้างความน่าเชื่อถือให้แก่สถาบันด้วย (Jain, Bentley, and Oladiran [n.d.])

1.5.10 การแสดงกรรมสิทธิ์บนทรัพยากรสารสนเทศที่จัดเก็บและเผยแพร่ จากการศึกษาการแสดงกรรมสิทธิ์บนทรัพยากรสารสนเทศที่จัดเก็บและเผยแพร่บนคลังสถาบัน พบว่า ห้องสมุดมหาวิทยาลัยแทบทั้งหมด จำนวน 10 แห่ง มีการแสดงกรรมสิทธิ์บนทรัพยากรสารสนเทศ เนื่องจาก ในปัจจุบันข้อมูลต่าง ๆ ถูกเผยแพร่ออกไปอย่างกว้างขวาง จึงง่ายต่อการลอกเลียนแบบ และทำข้อมูลซ้ำเพื่อประโยชน์ในทางอื่น ซึ่งถือเป็นการละเมิดลิขสิทธิ์และทรัพย์สินทางปัญญาของเจ้าของผลงาน ดังนั้นจึงมีการทำภาพพิมพ์ลายน้ำดิจิทัล (Digital watermarking) ลงในทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัล เพื่อใช้ในการแสดงสิทธิความเป็นเจ้าของในตัวข้อมูลหรือทรัพยากรสารสนเทศ เหล่านั้น (ธำรงรัตน์ อมรรักษา และ วัชร พิชยนันท์ 2546: 55)

1.5.11 การสงวนรักษาทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัลที่จัดเก็บและให้บริการ จากการศึกษาการสงวนรักษาทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัลที่จัดเก็บและให้บริการบนคลังสถาบันในห้องสมุดมหาวิทยาลัย พบว่า ห้องสมุดมหาวิทยาลัยแทบทั้งหมด จำนวน 10 แห่ง มีการสงวนรักษาทรัพยากรสารสนเทศ เนื่องจาก การให้บริการทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัลนั้น การสงวนรักษามีความสำคัญ และจำเป็นอย่างยิ่ง เพราะการสงวนรักษาจะทำให้เกิดความมั่นใจว่าข้อมูลดังกล่าวนั้นจะสามารถเข้าถึงได้อย่างต่อเนื่องและเป็นไปในระยะยาว (Digital Preservation Coalition 2008)